Kommunikationsfrukostar

Från början så har en av grundpelarna i att kommunicera Hallstahammar varit att vi måste få hela organisationen kommunikativ. Hur får man till det i en organisation med 1150 anställda inom vitt skilda områden med olika intressen, bakgrund och utbildning? Vi vet inte än men det behövs både reglering i form av policys och riktlinjer men framförallt också lust, vilja och frivilligt deltagande.

Så vi började med kommunikationsfrukostar. En 30 minuters föreläsning om olika teman inom kommunikation sista fredagen varje månad. Ingen anmälan krävs, man kommer om man vill och vi bjuder på kaffe och smörgås. På inget stort sätt revolutionerande men på många små sätt nydanande, i alla fall i vår organisation. De ämnen vi avverkat är än så länge

Under 2013

• Att känna igen en nyhet
• Vad är en grafisk profil?
• Att lyckas i sociala medier 
• Vad gör jag när media ringer på dörren?

Under 2014

• Skriv så folk förstår

Första föreläsningen kom överraskande nog 30 personer. Idag har vi precis avverkat senaste om att skriva med Klarspråk och vi slog publikrekord med 60 personer. Förutom att vi faktiskt lär ut handfasta och konkreta tips om hur man kommunicerar bättre skapar våra frukostar mervärde i form av att folk från olika förvaltningar träffas och nätverkar och vi förstärker vikänslan". Dessutom blir det ett roligt avbrott i folks vardag där man under lättsamma former får chansen att lära sig något på arbetstid! I framtiden hoppas vi kunna utveckla våra frukostar genom att bjuda in personer utifrån som journalister och talare.

För kommunikationsenhetens perspektiv har det varit en stor framgång än så länge. Vi har etablerat vårt eget varumärke internt i kommunen, fått folk generellt att få upp ögonen för våra frågor och dessutom lärt ut konkreta färdigheter som gagnar verksamheten. Och det till kostnaden av 40 ostmackor per gång.

PS. Affischeringsrundan som jag skrev om i förrförra inlägget är nu verklighet. Två onsdagar har personal och personer inskrivna i omsorgen åkt runt och satt upp affischer i kommunen. Ett meningsfullt arbete för dem, en helt ny kanal för oss. Till ingen kostnad. 

Publish or be damned?

Att jobba som webbredaktör eller kommunikatör i en kommun handlar ofta om att samordna saker. Informationsflödet från en kommun är enormt. Även i en mindre kommun som Hallstahammar. Vi som befinner oss i stormens öga på Kommunikationsenheten har en ganska god (men långt ifrån total) överblick på allt som händer i verksamheterna, politiken och omvärlden. Frågan är vad vi ska lyfta fram i våra informationskanaler.

Mycket av arbetet handlar om att hitta en bra mix på nyheter för att skapa en helhetsbild som speglar kommunen på ett bra sätt. Det är inte bara att trycka på Publicera alltså. Ibland blir det snabba ryck när beslut tas och förutsättningar ändras och det är en utmaning i sig. Saker händer dag från dag. Men samtidigt har vi mer långsiktig planering. Evenemang som återkommer årligen. Projekt som ska kommuniceras över en längre tid.

Vissa dagar är det värre än andra. Det känns som om det flimmrar för ögonen och att det enda man gör är att lägga ut artiklar på webbplatsen. Det gäller att ta ett djupt andetag och sortera och prioritera. Ibland får man säga nej, be att artikeln skrivs om eller att man får mer information. Irritation kan förekomma. Men det ingår i jobbet.

Det vi alla tillsammans strävar efter är att berätta om vad vi gör varje dag och på så sätt skapa ett starkt varumärke för kommunen som hämtar kraft från värdegrunden och visionen.

Varje dag lite bättre...

Det är en devis som vår kommunchef ofta lyfter. Och det gäller i högsta grad för kommunikationsenhetens arbete. För varje dag som går kristalliseras vad det är vi gör och ska göra. Delar fogas samman och någon form av bild tar form.

För att vara lite mer konkret. Bland mycket annat den här veckan har vi diskuterat fysiska kanaler. Finns det kommunala affischeringsställen? I så fall under vilken förvaltning? Borde det inte finnas åtminstone några centrala informationstavlor från kommunen och en gemensam distribution i egen regi för allmänna och på förväg bestämda affischeringsställen? Jo, det borde det naturligtvis. Och delvis finns det redan i dag. Men som med så mycket annat så finns inget centralt grepp på det. Varför? Därför att det har fram tills modern tid inte funnits någon kommunikationsenhet som kunnat ta ett grepp om det.

Ambitionen är att ha cirka ett trettiotal affischeringsplatser runt om i kommunen och tre centrala informationstavlor: En i Hallstahammar, en i Kolbäck och en i Strömsholm. Dessa kan fungera som mötesplatser och informationscentrum även i kristider. Rondering sker en gång i veckan och är öppen även för föreningar och andra evenemang. Kanske kan den skötas i kommunens egen regi av omsorgen. Eventuellt kan informationstavlorna också utrustas med tv-skärmar med rullande information som styrs från centralt håll. Utrustningen finns, i alla fall delvis.

För att göra en omelett måste man knäcka ägg, heter det ju. Och säkert kommer invanda mönster och rutiner bjuda ett visst motstånd. Men det är bara att kämpa på. Varje dag lite bättre...

Är webben gjord av papper?

Allt som oftast tar man genvägen via pdf när man ska publicera information på webben. Och det fungerar helt okej om man låter bli att ta hänsyn till att det behövs en programvara på datorn för att läsa dokumentet (förutsatt att man lyckas ladda ner det) och att man kan läsa det som står i dokumentet (vilket inte alltid är självklart för synskadade som läser med talsyntes).

E-delegationen säger i sin Vägledning för webbutveckling att det är bättre att publicera i HTML (alltså direkt på webbplatsen) för att komma ifrån programvaruproblemet. Alltså bör vi fundera på hur vi i framtiden ska göra med pdf-dokument på hallstahammar.se. För ska vi vara ärliga så utgörs väldigt mycket information av papper än idag på vår webbplats.